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Las relaciones públicas son una parte esencial de la modernidad. Un elemento importante de las relaciones públicas es la comunicación empresarial, que aborda los objetivos comerciales de las empresas. La comunicación empresarial junto a la gestión de eventos son actividades que permiten el contacto con los socios comerciales para lograr el resultado deseado.
Es imposible no prestar atención al papel de la opinión pública en la actividad de las relaciones públicas. Al fin y al cabo, debe influir en la gente para formar o cambiar la opinión pública sobre un determinado producto, organización (empresa). La opinión es la actitud de un individuo hacia un fenómeno. La opinión de un grupo, es decir, de una comunidad de personas, se llama opinión pública.
La opinión pública es un estado de conciencia de las masas que incluye la actitud hacia los acontecimientos públicos, las actividades de diversos grupos, organizaciones e individuos. Es un conjunto de juicios sobre el mundo que nos rodea. La opinión puede ser positiva, negativa, neutra o inexistente.
Las actividades de relaciones públicas pueden dividirse en dos componentes: el promotor y el ejecutor. Las actividades de relaciones públicas permiten lograr los cambios necesarios en la sociedad, cambiar la impresión sobre un producto, servicio o en general sobre la organización en la dirección deseada. Una reputación positiva puede mejorar las cosas en diferentes ámbitos.
Los sujetos afectados por las actividades de relaciones públicas pueden obtener lo que necesitan. En la mayoría de los casos se trata de un beneficio económico o de información que permite hacer un buen juicio sobre las perspectivas de futuro de la organización. En el mundo actual, dar a conocer los eventos de una organización al público es muy importante y conlleva diversos objetivos, no solo el económico. Por ejemplo, dar a conocer los eventos de una organización puede atraer a las personas como clientes y como empleados si su opinión sobre la organización es positiva.
Además, las relaciones públicas pueden realizar con éxito las siguientes tareas:
- Reducir la incertidumbre en el ámbito empresarial
- Gestionar la última tecnología, las comunicaciones internacionales
- Administrar los componentes políticos, sociales y psicológicos
- Mejorar las relaciones con los empleados
- Gestionar la contratación, formación y motivación de los empleados
- Gestionar eficazmente los recursos humanos y financieros
- Imagen y la construcción de la reputación
En el mundo actual, es difícil encontrar un ámbito que no vaya acompañado de actividades de relaciones públicas: en la calle, en la televisión, en la interacción entre los políticos, en las actividades de cualquier organización y de muchas otras maneras. Podemos decir que el mundo moderno no existe sin las relaciones públicas. La gente siempre está buscando maneras de mejorar su reputación, de aumentar su eficacia, y las relaciones públicas se están convirtiendo en su fiel ayudante. La incomprensión del propósito de las relaciones públicas genera desconfianza en las actividades de la empresa, debilita en gran medida la reputación y, en consecuencia, reduce las oportunidades de desarrollo futuro.
Así, las relaciones públicas son un componente esencial en el proceso actual de gestión de todo tipo de comunicaciones. La falta de atención a las relaciones públicas en cuanto a gestión organizativa privará a la organización de beneficios y otros recursos, y frenará su desarrollo, y, por el contrario, la aplicación activa y reflexiva de las relaciones públicas dará a la organización una reputación y fama positivas, y reforzará sus ventajas competitivas.
Protocolo y gestión de eventos
La comunicación comercial con representantes de otros países requiere una atención especial a las cuestiones de protocolo y etiqueta, y el cumplimiento estricto de las normas y reglamentos generalmente aceptados. El cumplimiento de las normas de protocolo aumenta la eficacia de los contactos con los socios comerciales del país.
Principales tareas y funciones del Servicio de Protocolo de la Empresa
- El Servicio de Protocolo existe para asegurar los medios y las normas del protocolo empresarial, la imagen y las normas corporativas de la Compañía, los contactos con socios extranjeros, las visitas de representantes y los eventos de la Compañía en el territorio nacional y en el extranjero.
- En sus actividades, el Servicio de Protocolo se rige por las normas y estándares internacionalmente aceptados en materia de protocolo empresarial, por el presente Reglamento y por las órdenes e instrucciones dictadas por el Director General de la Empresa.
- En sus relaciones con los socios extranjeros, el Servicio de Protocolo actúa sobre la base de los principios básicos de la práctica protocolaria del país en el que se encuentre, además de tener presentes los estándares internacionales y las normas aceptadas por los protocolos diplomáticos y comerciales de los Estados extranjeros.
El Servicio de Protocolo de la empresa se encarga de:
- Asegurar la reputación comercial de la empresa y la imagen de sus empleados en sus relaciones con los socios comerciales extranjeros y nacionales
- Seguimiento de la información sobre la realización de actos y negociaciones representativas, su preparación y la situación de los participantes. Participación en la preparación de los eventos.
- Proporcionar y seguir todas las normas necesarias de protocolo empresarial en la realización de actos empresariales y representativos a cualquier nivel
- Obtener información por adelantado sobre los eventos celebrados en el extranjero. Establecer y mantener contactos con los servicios de protocolo del país de acogida. Garantizar que los contactos de la empresa en el extranjero tengan un nivel de representación adecuado y que las delegaciones de la empresa las envíen de acuerdo con las normas de protocolo empresarial
- Organización y preparación de las visitas de negocios de los altos directivos de la empresa
- Mantener y actualizar la información sobre las normas internacionales de protocolo que son relevantes para las operaciones de la empresa
- Preparación y apoyo organizativo y protocolario de los actos de representación de la empresa
- Supervisar la adhesión de la imagen comercial de la empresa a las normas de protocolo. Elaboración de recomendaciones adecuadas a otros departamentos de la empresa
- Apoyo protocolario a las visitas y recepciones de las delegaciones
- Supervisión de las normas y estándares de protocolo en el mantenimiento de la correspondencia comercial
- Mantenimiento del expediente del protocolo. Suministro de contactos comerciales con el equipo de protocolo necesario.
Funciones clave del Servicio de Protocolo:
- Preparación de proyectos de documentos y órdenes permanentes relacionados con el protocolo y el apoyo organizativo a las visitas y recepciones
- Elaborar programas de visitas y coordinarlos con las autoridades competentes
- Organización, preparación y realización de actos protocolarios de la empresa en colaboración con otros departamentos
- Aplicar los procedimientos protocolarios para los grandes eventos especificados en los planes estratégicos de la empresa
- Mantener los archivos de la estancia de las personas invitadas en la empresa
- Recibir a los equipos de avanzada y de preparación, manejar las cuestiones de protocolo relacionadas con las visitas y las recepciones
- Preparar y celebrar consultas con otros departamentos de la empresa sobre asuntos de la competencia del Servicio de Protocolo
- Hacer un seguimiento de las partes implicadas en la organización de los actos de hospitalidad y proponer cambios y adiciones al programa de actos cuando sea necesario
- Comunicarse con otros departamentos y divisiones de la empresa, prestando la asistencia necesaria en asuntos relacionados con la competencia del Servicio
El protocolo de negocios, al igual que el protocolo diplomático, regula el orden de las reuniones de negocios, las negociaciones y los debates, la recepción de delegaciones, la firma de contratos y acuerdos, la realización de la correspondencia comercial, la organización de actos de representación, etc. También incluye la necesidad de cumplir con los requisitos de ética empresarial que definen y regulan la parte externa de los contactos comerciales.
Se establece un grupo de protocolo en las autoridades locales como parte de las instituciones que tienen un órgano colegiado permanente en su estructura. Realiza las siguientes funciones:
- Preparación de proyectos de documentos normativos y administrativos (edición, diseño y emisión) de la gestión de los órganos de gobierno local, cartas, referencias, su coordinación con las subdivisiones estructurales
- Análisis de las referencias e informes de las divisiones estructurales, elaboración de conclusiones sobre las mismas
- Organizar y celebrar las reuniones del órgano de gestión, documentando sus actividades
- La recepción, el registro, la organización del almacenamiento y el trabajo de referencia, la distribución de los documentos adoptados y su entrega a los objetos gestionados.
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Creativa, social media manager, copywriter y amante de gatitos. Donde me encanta escribir y crear conceptualizaciones para las marcas, y expresarme libremente a través de mis letras.
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