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Iniciarse en la planificación de eventos corporativos puede parecer sencillo a primera vista, pero hay una serie de escollos que puede encontrar en su camino como organizador de eventos. Por ello, hemos recurrido a expertos especializados en la organización de eventos corporativos para que le ofrezcan sus recomendaciones en la creación de eventos.
1. Ante todo identificar los objetivos de la organización de un evento corporativo
Un evento es una acción de comunicación que debe formar parte de su estrategia global de comunicación. Y como cualquier acción de comunicación, hay que saber qué se espera de ella. ¿Cuáles son sus objetivos? Esto le permitirá asegurarse de que la organización de un evento es también la mejor manera de cumplir estos objetivos.
Por último, el prisma de los objetivos también le ayudará a tomar ciertas decisiones relacionadas con la organización de un evento. No se espera lo mismo de una feria o un seminario.
2. Saber siempre para quién se organizan los eventos corporativos
El evento es una respuesta a medida para un problema de comunicación específico. Y la tipología de sus participantes (empleados, clientes, influencers, medios de comunicación, proveedores…) definirá qué experiencia puede ofrecerles. Un cliente mayor de 50 años, obviamente, no tendrá las mismas expectativas que un influencer de instagram. Sin embargo, es posible que su empresa tenga que abordar estos 2 objetivos mediante la organización de eventos como congresos, convenciones o veladas de relaciones públicas. Si conoce a sus invitados, le será más fácil elegir entre eventos atípicos o eventos inolvidables de creación de equipos.
3. Estimar un presupuesto realista para facilitar en gran medida la organización de un evento
Todos queremos hacer felices a nuestros participantes, pero un evento tiene un precio importante que debemos prever. En función del presupuesto, podrá saber a qué tipo de locales y servicios puede recurrir. ¿Prefiere un hotel de lujo con un cóctel gastronómico o un salón de fiestas con un buffet gourmet?
Por supuesto, el presupuesto dedicado a la organización de su evento debe estar en consonancia con sus objetivos.
4. Elija un lugar adaptado a su proyecto de evento
Hoteles, castillos, casas solariegas, salones de recepción, restaurantes, apartamentos, etc. Hay muchos y variados lugares para todo tipo de eventos empresariales. Antes de iniciar la búsqueda, piense en redactar un pliego de condiciones que defina el número de salas de reuniones necesarias, los requisitos del servicio de restaurante y alojamiento, por supuesto, con el presupuesto.
En función de la zona de recepción elegida, podrá beneficiarse de servicios llave en mano, un servicio de restaurante integrado, servicios técnicos incluidos, apoyo operativo, etc.
5. Selección de proveedores de confianza
La experiencia que se ofrecerá a sus invitados dependerá al 100% de los proveedores de servicios que le acompañen en la organización de su evento. Están presentes en todas las etapas de sus convenciones, seminarios o fiestas de empresa. Recepción, catering, entretenimiento, decoración, técnica, seguridad, etc.
Por ello, le invitamos a redactar primero un conjunto de condiciones en las que describa su evento, el tipo de invitados, el horario y sus expectativas en cuanto a servicios.
Entonces es preferible utilizar plataformas profesionales para identificar proveedores de servicios recomendados. Además, sus servicios son gratuitos y sin comisión sobre los presupuestos por lo que haría mal en privarse de ellos.
Cualquier solución que le facilite la vida como gestor de proyectos de eventos es buena.
6. La comunicación previa es esencial en la organización de eventos
Organizar eventos es generalmente reunir a sus clientes, prospectos, empleados, etc., por lo tanto, es esencial que estén presentes. En cuanto a la fecha y el lugar estén bloqueados, piense en hacer un save the date, una invitación informal que incite a desbloquear la fecha en su agenda. De este modo, podrá asegurarse de que están disponibles con mucha antelación, antes de enviarles las invitaciones en debida forma. Lo ideal es que el aviso de fecha se envíe al menos un mes antes del evento.
7. Realizar una retroplanificación de las acciones clave de la organización del evento
La planificación es esencial, ya que cada elemento de su convención, conferencia o feria requiere plazos de diseño, validación, fabricación y entrega. Mientras que la organización de un evento puede llevar solo unas horas, la fabricación de productos personalizados requiere hacer un pedido con 3 a 5 semanas de antelación, según los productos. La retroplanificación le permite priorizar sus acciones teniendo en cuenta los plazos de cada acción: producción, tecnología, logística, etc.
8. Crear un equipo bien proporcionado al tamaño del evento
No caiga en la clásica trampa de querer hacerlo todo solo. Un gestor de proyectos que organiza eventos debe tener un equipo organizador a su alrededor. Hay que buscar apoyo dentro de la empresa o recurrir a recursos externos.
Según el tipo de evento, este puede requerir competencias en diseño de contenidos creativos (creación de páginas web, presentaciones, etc.), producción de eventos, técnica, logística, etc. Las agencias de eventos podrán ayudarle a diseñar y gestionar sus proyectos de eventos junto a usted e integrar todas estas competencias.
9. Organice un seguimiento regular de su proyecto de evento
A lo largo de la gestión de un proyecto de evento es importante mantener intercambios regulares con los patrocinadores del mismo (dirección, gerente, etc.) y con los distintos departamentos implicados (comunicación y marketing, ventas, etc.). Lo ideal sería crear comités de dirección periódicos con todos los organizadores del evento para supervisar el progreso del proyecto. Estas reuniones pueden intensificarse a medida que se acerca el día del evento.
10. Viva su evento como si estuviera allí
Organizar un evento significa ofrecer a sus invitados una nueva experiencia en torno a su empresa. Si quiere ser realmente consciente de lo que van a vivir, tiene que ponerse en su lugar. Usted es un invitado a su evento: ¿qué ve? ¿qué oye? ¿qué siente? ¿cuáles son sus expectativas? Este ejercicio de vista previa puede parecer una tontería, pero es increíblemente eficaz. Y también es una ayuda inestimable para no olvidar nada en la organización de cualquier tipo de evento.
11. Delegar todo lo posible en el día para concentrarse en lo inesperado
Incluso en la mejor organización de eventos, siempre habrá imprevistos. ¡La palabra de un profesional! Por lo tanto, es importante anticiparse para aumentar su resistencia al estrés y permitirle gestionar el evento lo mejor posible. Se trata de confiar las tareas esenciales a determinados colaboradores para asegurarse de tener el tiempo necesario para gestionar estos imprevistos con reactividad. No puede dirigir a los anfitriones y azafatas de la recepción, responder a las preguntas de su presidente que está ensayando su discurso y comprobar que se sirve el café de bienvenida… ¡Sobre todo si le dicen al mismo tiempo que hay que hacer un cambio urgente en la presentación!
12. Realizar una sesión informativa y un cuestionario de satisfacción
¡Su evento ha terminado y todo ha ido bien! La mayoría de las veces, verás que sí. Sin embargo, es relevante tomarse el tiempo de reflexionar sobre los puntos positivos y negativos de su organización. Del mismo modo, puede compartir un cuestionario de satisfacción con sus participantes. Todo ello le permitirá extraer lecciones beneficiosas para sus próximos eventos.
Esperamos que estos consejos le ayuden en su trabajo como organizador de eventos, en especial con el tiempo de una fiesta de empresa o más si es un planificador de eventos o un gestor de proyectos de eventos. Estos consejos se aplican tanto a los eventos corporativos como a los privados.
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Creativa, social media manager, copywriter y amante de gatitos. Donde me encanta escribir y crear conceptualizaciones para las marcas, y expresarme libremente a través de mis letras.
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