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¿Cómo se realiza la gestión de stock en una empresa?

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Una buena gestión de stock ayuda a mantener la producción en marcha y a satisfacer las necesidades de los clientes en el momento oportuno. Como resultado, con la política adecuada, una empresa puede maximizar sus beneficios.

Metas y objetivos de la política de gestión de stock

El objetivo principal de la gestión de inventarios es garantizar los procesos de producción y reducir los costes asociados. El objetivo final es obtener beneficios, para garantizar la estabilidad de las operaciones. Estos son los objetivos de la política:

  • Establecer la cantidad exacta de existencias actuales.
  • Identificar la cantidad de existencias que es necesario comprar en el futuro inmediato.
  • Determinar el mejor momento para atender los pedidos.

La gestión implica calcular los ratios de existencias, controlar las cantidades reales y reponer las existencias a tiempo. Una política que funcione bien es necesaria para conseguir las siguientes ventajas competitivas:

  • Reducir las pérdidas derivadas de la escasez de materias primas.
  • Reducir el exceso de inventario.
  • Aumentar la tasa de rotación.
  • Reducir los costes de la empresa por el almacenamiento de las existencias.
  • Optimizar la fiscalidad.
  • Reducir las pérdidas por deterioro o depreciación de las reservas.

Procedimiento de gestión de stock

La gestión de stock es un procedimiento específico que sigue el siguiente algoritmo:

Análisis de los niveles de existencias del periodo anterior. En esta fase se establece la cantidad real de existencias que hay que gestionar. También determina la eficacia de su uso.

Se determinan los objetivos para el uso de las reservas. Por ejemplo, puede ser una oferta máxima de producción en el momento, estableciendo el tamaño de la oferta en el período estacional.

Optimizar el tamaño de la reserva para satisfacer las necesidades de la producción principal. Ese es el tamaño que realmente se necesita.

Gestión de los niveles óptimos de stock

Una optimización mal ejecutada puede conducir a estos puntos negativos:

  • Una escasez de suministros de producción que están en circulación.
  • Mal funcionamiento de la capacidad de almacenamiento.
  • Reclamaciones de clientes y consumidores.
  • Expiración de la vida útil de los productos.

Toda empresa tiene una reserva de seguro. Por ejemplo, se necesitan 1, 000 unidades para una producción normal. Sin embargo, hay 1,050 unidades en stock. Se necesitan 50 unidades más para utilizarlas en una situación crítica. Por ejemplo, ha habido un aumento repentino de la demanda del producto. En este caso, se utilizará una reserva de seguro para satisfacer la demanda de los clientes.

Debe guiarse por estos criterios para determinar el volumen óptimo:

  • La política de precios del fabricante.
  • Características de la compra y venta del producto.
  • Factores externos. En particular, la competencia.

No debe permitirse el exceso de existencias. Esto puede llevar a las siguientes consecuencias negativas:

  • Aumento de los costes de almacenamiento.
  • Un incremento del impuesto sobre la propiedad.
  • Riesgo de que no se produzcan ingresos por los excedentes de productos.
  • Expiración de la vida útil.

La escasez de producción, a su vez, provoca estas consecuencias:

  • Suspensión del proceso de producción.
  • Reducción del volumen de ventas.
  • La necesidad de comprar urgentemente materias primas adicionales en condiciones desfavorables.

La principal consecuencia de una política inadecuada es la aparición de una pérdida de beneficios para la empresa.

Análisis de datos de stock

La optimización implica el análisis de los datos. Este procedimiento combina los siguientes pasos:

Análisis de la demanda real. Si los consumidores compran 50 unidades de un producto en una tienda, no tiene sentido comprar 200 unidades. Por lo tanto, es necesario analizar con precisión el nivel de la demanda actual de productos. Basándose en este análisis, la empresa podrá comprar exactamente el número de acciones que podrá vender antes de las futuras compras.

Cálculo de las existencias de seguridad. Todos los factores que afectan a las ventas deben tenerse en cuenta como parte del cálculo. Por ejemplo, puede ser la demanda estacional o el comportamiento del consumidor. Por ejemplo, los consumidores compran de media 1,000 unidades de producto al mes. Esta es la barra media. Sin embargo, en teoría la demanda puede llegar a las 1,200 unidades. El margen de seguridad óptimo sería de 200 unidades. El cálculo puede hacerse en función de estas estrategias: aumentar los beneficios, disminuir las compras, reducir los costes de almacenamiento, satisfacer las necesidades de los consumidores.

Análisis de superávit y déficit. Este procedimiento establece la situación actual. Por ejemplo, los representantes de una empresa pueden cometer un error sistemático: comprar cantidades excesivas de producto. El análisis garantizará la mitigación de los riesgos probables.

Optimización de la línea de productos. Se identifican los bienes con demanda errática o estable.

Informes de gestión. Toda la información se entrega a la dirección en forma de informes. La identificación oportuna de las tendencias negativas permite estabilizar rápidamente la producción, evitando pérdidas importantes.

La gestión del inventario se basa en la información recopilada.

Estrategias de gestión de stock

Existen estas estrategias de gestión:

  • Conservadora. La empresa cuenta con una gran cantidad de reservas de seguros. Son necesarios en caso de fallos de suministro, aumento de la demanda. Por ejemplo, no fue posible acordar con un proveedor la compra de materias primas. En este caso, puede utilizar el margen de seguridad durante un periodo de tiempo determinado. La estrategia conservadora disminuye los posibles riesgos.
  • Moderada. Las reservas de seguro se adquieren en caso de fallos de producción. La estrategia implica riesgos medios y rentabilidad media.
  • Agresivo. Las reservas se reducen al máximo. Esto es necesario para minimizar al máximo los costes asociados. En este caso, la empresa incurrirá en unos costes mínimos. Pero si fracasan, la empresa tendrá pérdidas.
  • No existe una estrategia óptima. Tiene que adaptarse a la naturaleza específica de la empresa.

Modelos de gestión stock

Hay muchos modelos de gestión. Estos son los más comunes:

El modelo de Wilson. Este es el modelo básico. Adecuado para calcular la cantidad correcta de existencias, optimizando las mercancías. Los costes de inventario se dividen en dos categorías: los costes de los lotes y los costes de almacenamiento. Cuando se minimizan los costes de las existencias, se pueden destinar fondos al almacenamiento.

Modelo ABC. En este modelo se realiza un análisis de costes volumétricos. Las reservas se dividen en tres grupos. Los grupos se forman en función de estas categorías: coste, volumen y frecuencia de uso. El grupo "A" es el de los productos de alto valor con un largo ciclo de uso. El grupo "B" se compone de inventarios que tienen menos impacto en la producción continua. El grupo "C" son productos de bajo valor que no tienen impacto en el resultado financiero final.

Modelo MRP. Representa un sistema informático con las siguientes funciones: procesamiento de pedidos, programación de existencias.

Modelo de punto de ajuste. Las nuevas compras sólo se realizan cuando se alcanza un determinado umbral de inventario. Este umbral lo determina la propia empresa.

El modelo se determina en función de la situación específica.

Métodos de valoración de stock

Estos métodos de valoración se distinguen:

LIFO. Primero se utilizan en la producción los inventarios que llegaron en último lugar. El método permite reducir los impuestos y las fluctuaciones del ciclo.

FIFO. Las materias primas recibidas antes se utilizan primero en la producción. Este método tiene una gran desventaja: el efecto directo del proceso empresarial en los niveles de beneficio.

Método del coste medio. El coste de las reservas se determina a partir del coste medio al inicio del periodo de producción.

Método del menor coste. Este es un método conservador. Adecuado para productos con costes fluctuantes.

El método elegido debe ser el que permita obtener el máximo beneficio con el mínimo coste fiscal.

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