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El turismo de negocios es una rama importante y bastante complicada del negocio turístico. Alta responsabilidad, atención a los detalles y capacidad para desenvolverse con rapidez y eficacia en caso de posibles riesgos durante el viaje: estas son las aptitudes clave que debe poseer un gestor que organice un viaje de negocios.
Los viajes de negocios se diferencian de otros tipos de turismo sobre todo por su componente monetario: a veces los beneficios multimillonarios (o, por el contrario, las pérdidas) dependen de lo bien que vaya el viaje, por lo que los riesgos son mayores, y los descuidos y las cuentas pendientes son absolutamente inaceptables.
Al igual que cualquier otro tipo de turismo (desde el turístico y el de playa hasta el de compras y el médico), el turismo de negocios tiene sus propias e importantes características de organización que dependen sutilmente del destino, la temporada, los objetivos y muchos otros factores del viaje. Aquí te contamos las sutilezas clave de la organización del turismo de negocios.
Viaje de exposiciones
Las exposiciones son uno de los principales segmentos del turismo de negocios. Todos los años se celebran en todo el mundo hasta 30,000 ferias de diversos temas, en las que los empresarios pueden reunirse con sus colegas, conocer las novedades del sector y firmar contratos.
Por regla general, los profesionales de cada ámbito empresarial conocen bien el calendario y la ubicación de las exposiciones temáticas y acuden a la agencia de viajes con una petición concreta: quiero ir allí en tales y tales fechas. Esta preparación facilita la tarea, pero también la complica: las fechas están estrictamente fijadas, un día de retraso o problemas de alojamiento anularán todas las ventajas de una visita personal.
A la hora de organizar una visita de negocios a una feria, es importante, sobre todo, ocuparse de los trámites para asistir a la misma (visados, pases, entradas, acreditaciones, documentos necesarios) alojamiento cerca del recinto ferial y de la disponibilidad de boletos de avión o tren para las fechas que se deseen.
Viaje privado de negocios
Organizar un viaje de negocios privado es, en muchos sentidos, más gratificante que el de exposiciones. En primer lugar, no suele haber fechas fijas en las que el cliente tenga que estar presente. Los colegas y socios suelen estar ansiosos por avanzar en las reuniones de planificación, ya que comprenden la complejidad de los negocios, un mundo de gran velocidad y plazos. En segundo lugar, el horario del propio viaje se puede trasladar, y las citas se pueden cambiar, en contraste con las «prisas» obligatorias en los stands de las ferias, los expositores y la necesidad de ajustar el horario de las reuniones con los posibles socios.
Por último, los viajes privados de negocios no tienen por qué realizarse en fechas punta (y los propios clientes tienden a evitar las prisas), lo que significa que tiene más oportunidades de reservar el hotel más adecuado y un vuelo cómodo.
Si los viajeros de negocios tienen fechas de viaje flexibles, es conveniente comprobar el calendario de ferias, eventos culturales y deportivos de la región para encontrar un momento más tranquilo para viajar.
Sin embargo, la organización de un viaje privado plantea otros retos, en particular, la necesidad de llenar la limitada visita de un cliente con el mayor tiempo útil posible. Por lo tanto, la planificación debe ajustarse por horas, y en caso de cancelación de un evento, este tiempo no debe perderse.
Convenciones y conferencias
La organización de congresos y conferencias es una operación de gran envergadura que depende de los socios, es decir, de las sedes de los congresos y los hoteles.
Una conferencia o congreso es un acontecimiento empresarial a gran escala para especialistas de un sector concreto, que suele reunir a colegas de todo el mundo, o al menos de una región determinada.
Se espera que cada uno de los participantes en el evento haga una contribución activa a la causa común, ya sea mediante una charla, una conferencia o una presentación. Al menos varios especialistas suelen viajar juntos a los congresos, por lo que tratará con un grupo. Se deben reservar vuelos, organizar el alojamiento de los clientes en el mismo hotel y garantizar el acceso a los eventos. Por supuesto, deben asegurarse de antemano que todos los participantes en la conferencia dispongan de los visados necesarios.
Seminarios y cursos de formación
Los seminarios y cursos de formación son un destino de turismo de negocios que atiende a profesionales de una gran variedad de sectores. En la mayoría de los casos, se celebran para mejorar las competencias del personal. Se trata de un evento más reducido que los congresos y seminarios, tanto por el número de participantes como por el «alcance» de los temas y la intensidad del programa diario. Al seminario suelen asistir colegas que se conocen entre sí, por lo que el componente cultural adicional del ocio conjunto es tan importante como la parte oficial.
A la hora de organizar un seminario o una formación, también es esencial una estrecha colaboración con un hotel o una agencia de viajes. Los servicios estándar requeridos: alojamiento, alquiler de la sala de conferencias, equipo (micrófonos, proyector, etc.), y su provisión recae enteramente en el anfitrión. Entre otras cosas, hay que ocuparse de los traslados, los boletos de avión y el programa de entretenimiento (si el hotel no lo proporciona).
Incentivos y otros regalos
Los viajes de incentivo son una práctica ventaja para una agencia de viajes especializada en turismo de negocios. La empresa agasaja a sus mejores empleados en estos viajes para que la presión de las reuniones y negociaciones empresariales se reduzca a cero. Hay un matiz importante en la organización de viajes intensivos: lo más probable es que trate con un grupo grande (empleados de la empresa, clientes, distribuidores, agentes comerciales, altos directivos, etc., por lo que se tendrá que trabajar «al por mayor») esto también se aplica a la reserva de vuelos y traslados, y al alojamiento en hoteles.
Otro punto clave es garantizar un programa cultural amplio e interesante. Esto puede incluir excursiones conjuntas, cenas de gala, todo tipo de búsquedas y competiciones deportivas. Evidentemente, esto recae sobre los hombros del agente de viajes. Así, la relajación del horario comercial se compensa con la mayor densidad del programa adicional.
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Actualmente además de ser redactora del blog de la Universidad de CESUMA, colaboro en redes sociales de varias instituciones de índole humanista. De carácter alegre y emprendedor, me define la capacidad de apreciar todo aquello que aporta valor e identidad a las personas y promuevo la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
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